Durante um treinamento com executivos de uma grande empresa, foi levantada uma questão sobre o tempo “gasto” com as inúmeras reuniões, que embora seja prática comum no ambiente corporativo, muitas vezes dão a percepção de improdutividade pela sua falta de foco e resultado. O objetivo deste artigo é analisar o papel das reuniões e formas de aumentar sua eficácia tornando-as mais produtivas na sua empresa.
A primeira questão a ser considerada é por que ocorrem tantas reuniões?
As reuniões ocupam agendas, utilizam salas (ou plataformas digitais) e envolvem recursos humanos e financeiros de modo sistemático, sendo poucas vezes avaliadas positivamente quanto à sua efetividade. O aumento das reuniões virtuais, o uso de tecnologias digitais e o home office também reforçaram a percepção de que estar em inúmeras reuniões é equivalente a “trabalhar eficazmente”, estão associadas à produtividade e ao engajamento, além de proporcionarem aos líderes sensação de controle e servirem como espaço para demonstração de presença.
O problema é que causam discursos que parecem não ter fim, então como torná-las mais produtivas?
- Avaliação da necessidade — Antes de agendar uma reunião, recomendo analisar se ela é realmente necessária ou se o assunto pode ser resolvido por outro meio, como e-mail ou mensagem.
- Seleção de participantes — Considero apropriado convidar apenas pessoas essenciais, com poder de decisão ou contribuição relevante, para otimizar o andamento das reuniões.
- Preparação prévia — Participantes devem ler materiais enviados previamente e compreender o contexto antes da reunião. Essa preparação contribui para um uso mais eficiente do tempo coletivo.
- Propósito claro — Reuniões sem pauta ou objetivo definido tendem a se tornar conversas prolongadas e repetitivas portanto, definir um objetivo, estabelecer uma pauta e prever o tempo necessário para cada reunião.
- Agenda clara e avaliação — agenda e avaliação de efetividade definida através de feedbacks rápidos e indicadores de decisões tomadas, é fundamental.
- Decisões concretas — Encontros que não resultam em encaminhamentos práticos podem ter menor efetividade. É importante finalizar reuniões com decisões claras, definição de responsáveis e prazos estabelecidos.
DICA: Use a cultura de autonomia, promover autonomia nas equipes tende a reduzir a necessidade de reuniões frequentes para tomadas de decisão.
Futuro das reuniões: menos quantidade, mais qualidade
As empresas mais inovadoras entendem que reuniões não são vilãs por si só e o problema está na forma como são usadas. Portanto, reuniões …
- curtas, objetivas e focadas em resolver problemas.
- estratégicas para conectar pessoas e alinhar times.
- de escuta promovendo engajamento e pertencimento.
Tenha certeza de que as reuniões sem objetivo definido sempre impactam negativamente na produtividade. No contexto atual, produtividade está relacionada a foco, clareza e responsabilidade compartilhada. Então, só utilize as reuniões como oportunidades para promover a colaboração.
Aprenda que, os profissionais que monitoram o uso do próprio tempo e ao dos colegas contribuem para ambientes organizacionais mais equilibrados e que empresas que avaliam previamente a necessidade das reuniões ganham agilidade. Porque no fim das contas, as reuniões podem continuar, mas a falta de produtividade nelas precisa terminar. Fica a reflexão: na sua empresa quanto tempo líderes e equipes gastam em reuniões improdutivas?
Excelente trabalho a todos!!!
